Identifier les voleurs de temps. Les emails

Les emails nous permettent de gagner beaucoup de temps. Au lieu d’utiliser le courrier traditionnel, ils permettent d’envoyer des messages instantanés et à moindre frais. Il permet même d’envoyer des courriers à tous vos contacts en même temps et en un seul clic.

Cependant, les e-mails ont également certains aspects négatifs. Ces aspects sont dus à une mauvaise utilisation.

Beaucoup de gens vérifient par exemple leurs e-mails plusieurs fois au cours d’une même journée, ce qui limite leur productivité. Ils en sont tellement dépendants qu’ils passent des heures à lire et à répondre à leurs nouveaux messages.

Certains vont même vérifier toutes les 5 minutes s’ils n’ont pas reçu de nouveaux courriers. D’autres passent également énormément de temps à trier leurs emails et à supprimer les SPAM.

Voici quelques techniques qui vous permettront d’optimiser la gestion de vos emails et donc de gagner du temps. Considérez les comme des règles à suivre.

1 – Ne vérifiez pas vos mails plus de 2 fois par jour

Comme je l’ai déjà dit, vérifiez trop souvent ces emails fait perdre beaucoup de temps. Les experts dans la Gestion du Temps préconisent de consulter votre boite mail le matin (afin de pouvoir gérer les messages urgents) et le soir, quelques minutes avant la fin de votre journée de travail (afin de vérifier qu’il n’y a pas d’alerte).

2 – Mettez en place une FAQ

Si vous êtes dans une activité où des gens peuvent vous contacter pour vous poser des questions, vous devez savoir qu’il arrive parfois de devoir répondre dix fois de suite à la même question.

Il est donc très bon d’élaborer une FAQ (une Foire Aux Questions).

Vous pourriez la mettre sur une page web par exemple, puis configurer votre boite mail pour qu’elle envoie un message d’absence dans lequel se trouvera le lien vers votre FAQ.

Ce message pourrait se présenter ainsi : Bonjour, Votre message a bien été reçu. Vérifiez si la réponse à votre question ne se trouve pas déjà dans notre FAQ : adresse de votre page FAQ Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, répondez à cet email pour obtenir une aide personnalisée. Votre Nom.

Grâce à une page FAQ, vos prospects pourront trouver eux-mêmes la réponse à leur question, ce qui vous permettra d’économiser le temps de réponse.

3 – Formulez des réponses brèves

Formulez des réponses brèves, 5 ou 6 lignes maximums. Attention toutefois à ce que vos emails soient clairs. Faites court mais efficace.

Tentez de ne pas compliquer vos explications. Allez vraiment à l’essentiel et au plus simple.

Une autre règle importante est de NE PAS RÉPONDRE AU SPAM. Nous allons y revenir juste après.

4 – Utiliser votre téléphone

Dire est plus rapide qu’écrire. C’est pour cette raison qu’il peut souvent être avantageux de répondre à un email en téléphonant directement à celui qui vous l’a envoyé. Vous gagnerez ainsi de précieuses minutes.

Si vous avez l’habitude de converser avec une certaine personne par email, demandez-lui son numéro de téléphone. Ainsi, vous pourrez l’appeler au lieu de lui écrire plusieurs emails.

5 – Bloquez les SPAM

Les e-mails non désirés deviennent de plus en plus fréquents. Pour en recevoir moins, évitez d’afficher votre adresse e-mail partout et conservez une adresse personnelle que seul un petit nombre de contacts connaissent.

D’autres techniques consistent à créer une adresse plus compliquée (BorisBobov2754321@yahoo.com au lieu de BorisBobov@yahoo.com) et d’afficher votre adresse avec “AT” et non “@” (Boris_BobovATyahoo.com au lieu de Boris_Bobov@yahoo.com)

Google est le grand spécialiste de l’analyse de texte. En vous ouvrant un compte sur gmail, vous éviterez les SPAM en grosse partie.

6 – Faites parvenir vos emails

Il peut parfois arriver que vos emails soient considérés comme un SPAM.

Avant d’écrire un email, vérifier bien d’éviter l’emploi de certains mots. Évitez les mots comme : gratuit, argent, sexe, incroyable, offre limitée, nu, opportunité, dette, prêts, loterie, urgent, qui sont en général filtrés par des logiciels anti-spam.

De même, lorsque vous avez un nouveau contact, dites-lui tout de suite de vous ajouter dans sa liste de contacts. Ainsi, vos emails ne seront pas bloqués par le filtre anti-spam.

7 – Désactivez les notifications de réception d’un nouvel email.

Désactivez les messages automatiques qui vous préviennent que vous avez reçu un nouvel email. Votre curiosité vous pousserait sinon à lire immédiatement l’email reçu et vous perdrez donc du temps.

La notification de réception d’un nouveau message vous obligera en enfreindre la première règle que vous avez vue plus haut, soit : lire ces emails deux fois par jours.

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