Organisation et gestion du temps

Après avoir couché vos plans avec attention, vous devrez travailler à l’exécution en utilisant une structure pour gérer efficacement votre temps. Les outils de Gestion du temps impliquent beaucoup d’aspects organisationnels qui limitent et contrôlent le flux de ressources.

Une méthode d’organisation que vous pouvez utiliser pour gérer votre temps et entraîner d’excellents résultats est l’utilisation des Estimations de temps. En premier, vous devez savoir où vous mène le temps ou comment vous aimeriez passer le reste de vos jours. Si vous travaillez dans un bureau, calculez combien de temps vous passez au bureau et à la maison. L’estimation de temps vous donnera une idée de votre workflow (flux de travail), de votre efficacité au travail et de votre temps pour vous détendre et vous reposer. Pour d’autres estimations de temps, essayez celles-ci :

Temps de Travail.

La charge de travail régulière de la plupart des gens est 8 heures environ. Vous devez maximiser votre temps et votre énergie durant cette période productive. Le temps de travail devrait également suivre une règle créée pour maintenir une atmosphère harmonieuse pour les employés et les employeurs.

Temps Personnel.

C’est le temps pendant lequel un individu peut avoir un espace personnel et du temps pour réfléchir. Ce peut être du temps pour contempler ou pour se reposer un peu (pendant une pause café, une prière ou une pause cigarette). Le temps personnel peut être court, mais il signifie beaucoup pour un individu qui recherche un refuge et le silence après une journée passée à se battre et à s’affairer. C’est aussi un moment pour réfléchir sur le temps passé à faire d’autres choses ou d’autres activités.

Moment d’Interaction.

Ce sont les moments passés avec les collègues, les amis, la famille, les êtres aimés, au sujet des relations, des affaires professionnelles, des choses personnelles ou tout ce qui a rapport à la discussion. Habituellement, nous ne sommes pas conscient du temps alloué à cette activité, mais nous devrions savoir combien de choses il est possible d’apprendre grâce aux interactions et à la socialisation.

Temps pour la Détente et le Divertissement.

C’est le temps où vous vous récompensez après avoir passé tant d’heures et de jour au travail. C’est le moment de se sentir libre et d’apprécier la vie.

Vous pouvez organiser votre temps en créant un agenda quotidien et en vérifiant cet agenda à la fin de chaque journée pour tenir votre calendrier à jour. D’autres suggestions :

Gardez un Journal.

Gardez un journal dans lequel vos activités, qu’elles soient majeures ou mineures, peuvent être notées, puis analysées. Vous pourriez constater que vous avez une capacité remarquable à faire certaines choses ou, au contraire, réaliser que vous n’avez pas terminé certaines choses en raison de votre lenteur. Ceci pourrait également vous aider à être plus conscient de vos forces et de vos faiblesses. Vous pouvez aussi analyser vos périodes de vivacité et de productivité grâce à ce journal.

Pistez vos Moments d’Inaction ou vos Moments de Lenteur.

Par exemple, sachez ce qui a pu causer un retard pour terminer une tâche comme l’écriture d’un rapport ou aller à un rendez-vous. De cette manière, vous connaîtrez également vos faiblesses au sujet de la motivation et de l’attribution d’objectif.

Connaissez votre Histoire Personnelle.

Connaissez votre histoire personnelle, celle de votre famille et apprenez à tirer des leçons du passé. De cette manière, vous reconnaîtrez l’importance du temps et la manière dont il a affecté votre développement en tant qu’individu ou en tant que membre de votre famille ou de la société.

Comparez votre Travail.

Vous pouvez aussi comparer votre efficacité au travail avec le style de travail des autres. Mais cela ne doit pas vous frustrer si vous constatez que vous êtes derrière les autres. Au contraire, vous devrez tirer de la motivation pour exceller ou pour améliorer votre condition si vous voyez que vous ne travaillez pas aussi vite ou aussi efficacement qu’eux.

L’importance de Classer.

Certains pensent que le classement est une perte de temps. Le contraire est vrai. Les bénéfices du classement dépassent largement les inconvénients lorsque vous vous engagez dans cette tâche.

L’importance de classer réside dans le fait que vous n’avez pas à fouiller dans une pile lorsque vous cherchez un objet particulier. Vous saurez exactement où il se situe.

Voici quelques tactiques excellentes pour un classement organisé.

Utilisez des Couleurs.

Achetez des classeurs de différentes couleurs, chacune représentant une catégorie. Par exemple, le classeur vert est pour vos relevés bancaires, le bleu pour vos bilans de santé, le rouge pour les quittances, etc. Vous pouvez également placer des étiquettes de différentes couleurs dans chaque classeur. Disons que dans votre classeur de relevés bancaires, vous mettez une étiquette marron pour une banque et orange pour l’autre.

Faites le Tri.

Faites le tri et gardez ce dont vous avez besoin. Parfois, les gens gardent des choses dont ils n’ont pas besoin ou qui n’ont aucune valeur. Donnez les vieux habits qui sont trop petits aux entreprises caritatives ou à vos proches. Cela s’applique à toutes les autres choses. En vérifiant un objet, demandez-vous : « Utiliserai-je cette chose dans le futur ? » Si la réponse est « non », donnez-le ou jetez-le. Ensuite, organisez correctement et classez ce qui reste.

Créez des Dossiers.

Créez un dossier unique pour chaque jour du mois. Ceci peut prendre un peu de temps au début ; mais une fois réalisé, vous possédez un système très efficace pour organiser et planifier vos tâches. La manière dont cela fonctionne : créez un dossier pour le 1er jour du mois, le 2e, le 3e, etc. Après avoir 31 dossiers (ce qui représente le nombre de jours maximum dans un mois), vous êtes prêt à utiliser cette tactique. Disons que la facture de votre carte de crédit arrive le 12 juin, mais ne sera pas due avant le 20. Vous pouvez le placer dans le dossier Jour 20, ou Jour 19 (pour avoir du temps devant vous). En utilisant cette méthode, il vous sera difficile de manquer une date ou une occasion importante.

Déduction et Induction.

Il existe des manières d’organiser vos idées. Comme dans une histoire ou une narration, vous pouvez chercher la conclusion en commençant par la fin. C’est également vrai pour le procédé de Logique Déductive et Inductive. Vous pouvez commencer depuis la Généralisation et aller vers les Détails spécifiques dans le procédé de Déduction. Par exemple, vous pouvez créer votre hypothèse ainsi: « Gagner plus en trois ans, via des petites entreprises commerciales avec des amis proches, est possible si… » et donner les détails spécifiques tels que la manière de le faire ou ce qui devrait être réalisé pour organiser le modèle et atteindre une conclusion réussie.

D’un autre côté, la Logique Inductive peut impliquer les détails spécifiques en premier (comme ce que sont les facteurs menant à la banqueroute) pour établir une conclusion générale ou une analyse d’ensemble. En créant une stratégie organisée pour gérer le temps, vous pouvez également employer les moyens déductifs et inductifs pour projeter des idées ou des concepts. Pour concrétiser ces points, voici quelques situations, qui utilisent la déduction et l’induction dans le processus de calcul de temps.

Déduction.

  • Au supermarché, vous pourriez, pour choisir quoi acheter, considérer les besoins de votre famille, vos propres besoins, votre budget ou vos préférences personnelles. Il serait également utile de préparer une liste de course. D’un autre côté, vous pourriez aussi penser aux menus que vous allez cuisiner tout au long de la semaine et l’utiliser pour créer votre liste. De cette façon, vous n’économisez pas seulement le temps passé dans le supermarché, mais vous estimez également combien d’argent vous allez dépenser.
  • Pendant une réunion de business ou des négociations, les objectifs sur lesquels les parties s’accordent pourraient être le principe qui guide la discussion et son ordre. Lorsque vous négociez, les objectifs et les déclarations décisives telles que « une convention de travail réussie » seront la conclusion nécessaire qui conditionnera la création de moyens ou de procédures.
  • Lorsque vous écrivez un livre, vous possédez l’idée générale de l’histoire et du mouvement narratif.
  • En préparant une fête, vous serez avisé du thème ou de l’atmosphère souhaitée par l’organisateur.

Induction.

  • Dans certains travaux de recherche en rapport à une connaissance ou une conclusion inconnue, le chercher doit regarder les évidences et les faits offrant des résultats concluants.
  • Préparer un grand voyage pourrait ne pas avoir de conclusion définitive, mais, pendant la préparation, quelqu’un peut faire l’expérience de plusieurs moments différents qui contribueraient à un séjour mémorable ou regrettable.
  • Pour dessiner des plans d’architecture, beaucoup de détails spécifiques peuvent être considérés (même si cela peut être fait en utilisant un thème général). Le plan final est basé sur la disponibilité des ressources, le laps de temps disponible pendant lequel la maison ou la structure devra être construite et les autres facteurs impliqués dans la construction.
  • En résolvant des problèmes, vous devez connaître les différents facteurs, qui peuvent avoir causé le dilemme. Il faut penser à beaucoup de choses pour résoudre des situations difficiles, mais ces facteurs ou ces détails aideront à créer un tableau clair de ce qui a pu se passer et de ce qui peut être fait pour résoudre les conflits et les contradictions.

Le procédé de raisonnement logique est une bonne stratégie pour créer et organiser des plans et mettre à exécution les préparatifs. Il existe d’autres moyens de créer des stratégies et ce ne sont que des directions basiques qui peuvent vous guider vers la réalisation de la tâche. Vous devez être créatif et flexible dans votre manière de gérer la situation et vous pouvez baser l’orientation suivie sur ces deux procédés scientifiquement prouvés. Vous devez choisir intelligemment ces orientations, en vous basant sur des idées construites pour vous mener au succès plus rapidement et avec moins d’efforts.