Planning et gestion du temps

Planifier signifie vous préparer avec des théories, des idées et des concepts qui vous permettront de réaliser le travail. Un planning réalisé avec soin ne coûte ni temps, ni effort. Planifier implique gérer les ressources et mettre à plat les étapes logiques dans la réalisation d’un projet. Ceci nécessite également de la créativité et de la patience, puisque vous ne voudriez pas commencer avec les mains vides.

Maintenant que vous êtes prêt et plein d’énergie au niveau des plans, votre prochaine étape est de gérer votre temps lorsque vous les exécutez. Dans ce cas, vous devriez posséder des moyens efficaces de gérer le temps. Vos stratégies devraient suivre un chemin logique, pertinent et intelligent, qui vous permettra de vous ajuster aux changements et aux délais. Un bon plan n’est pas assez, sauf s’il est bien exécuté. Vous vous retrouverez juste avec un bon plan et des résultats médiocres si vous vous contentez de lire et de relire vos plans. Dans les stratégies de gestion du temps, vous devriez :

  1. Connaître vos forces et vos faiblesses.
  2. Essayer de fuir les complications.
  3. Éviter les contradictions mentales.

Ces trois aspects importants vous aideront à déterminer les meilleurs mouvements possibles. En regardant, en tant qu’individu, vos forces et vos faiblesses, vous saurez également quoi éviter (comme la procrastination, l’ennui, la paresse et la mauvaise estime de soi) et sur quoi vous appuyer (créativité, flexibilité et joie). Vous devriez également faire de votre mieux parce que vous souhaitez finir avec succès. En vous connaissant vous-même, vous saurez aussi comment vous ajuster pendant les essais.

Rendez les choses simples. Ceci ne signifie pas que vous ne pouvez pas penser à des choses compliquées pendant la période de planification ou pendant l’exécution de vos plans. Simplicité signifie réduire la complication autant que possible. En construisant votre calendrier d’activité, n’incluez pas d’agenda hors de propos ou de tâches non nécessaires. N’inscrivez pas trop de variables dans vos plans. Pensez juste aux ressources nécessaires. Finalement, pensez aux moyens d’atteindre vos objectifs sans trop de directions ou de stratégies. Concentrez-vous seulement sur ce que vous pensez être la façon la plus efficace d’exécuter votre plan de travail.

Vous êtes votre propre ennemi. Les contradictions mentales sont également appelées dissonances cognitives. Ceci signifie que si vous pensez à vos objectifs et que quelque chose se passe mal, causant des délais ou des changements de plans, ne vous mettez pas sous pression avec des pôles de pensées opposées. En d’autres termes, retirer toute anxiété de votre esprit.

Il existe des scénarios idéaux dans votre esprit (comme remodeler votre maison pendant vos vacances et passer une semaine dans une maison refaite à neuf). Mais il existe des réalités à affronter (à cause du délai pour obtenir des matériaux, un retard d’une semaine est survenu et vous n’avez pas pu apprécier la période de repos plaisante que vous aviez envisagée). Dans ce cas, ne grommelez pas et ne vous plaignez pas. Au contraire, pensez au futur ou aux jours de réussites quand vous pourrez étendre votre repos et votre divertissement. Faites taire la dissonance cognitive ou la contradiction mentale que vous ressentiriez chaque fois qu’un problème croise votre chemin souhaité. Ceci ne fera qu’embrouiller vos plans et vous retirer de l’énergie à cause du mécontentement. Souvent, ce genre de déplaisir vous ne mènera nulle part et consommera votre temps destiné à atteindre des objectifs nécessaires.

Maintenant, en gardant tout cela à l’esprit, vous êtes prêt à exécuter votre plan.

Un plan, spécialement conçu pour un résultat précis dans une entreprise ou pour un but personnel (comme économiser de l’argent ou penser à une activité estivale), devrait être mis sur le papier en vue de réaliser des actions concrètes. Ne sous-estimez jamais la valeur de la planification, parce qu’elle est le point de départ de la création de stratégies destinées à réaliser les actions nécessaires pour accomplir ce que vous avez pensé.

Un plan à long terme implique un effort pendant toute sa vie ou une projection à long terme. Ceci peut faire partie d’un parcours individuel pour atteindre ce qu’il considère comme le succès. Ceci pourrait inclure les ambitions, le style de vie que veut une personne ou la philosophie qui définit le succès pour quelqu’un. Les plans à long terme peuvent également faire partie de plans plus larges qu’une société souhaiterait créer pour mieux organiser la vie humaine. Ceci peut courir sur une longue période de temps et nécessité beaucoup de changements.

D’un autre côté, les plans à court terme impliquent un plan pour demain, pour la semaine, pour le mois ou pour l’année. C’est un plan personnel définit par sa brièveté ou les limites de temps d’un jour ou d’une semaine. La planification à court terme demande beaucoup de compétences pour équilibrer les tâches et devoirs demandant du temps. Elle réclame également une vision du bon usage des ressources et de ses relations avec le temps, comme la disponibilité des fournitures nécessaires ou les délais dans la communication de messages.

Il existe toujours des manières de créer un plan sensé, à la fois simple et complexe. Voici quelques exemples :

 Utilisez un Calendrier

L’utilisation d’un calendrier peut être maximisée. Les calendriers peuvent aider à planifier les choses que vous ferez dans le futur. Assurez-vous que, dans votre maison, sur votre bureau, votre portefeuille ou via des gadgets, vous êtes constamment conscient des dates et des plans importants.

Utilisez des Agendas et des Semainiers.

Similaires à un calendrier, un agenda ou un carnet de poche où vous pouvez noter vos activités importantes ou le programme du jour, de la semaine ou du mois. Utilisez cet outil efficacement et n’aurez plus à vous battre pour gérer votre programme. Souvenez-vous, ils ont été inventés pour être utilisés, non pas pour être stockés dans une zone sombre, froide et humide de votre maison.

Des Agendas.

Des agendas électroniques hautement sophistiqués tels que les agendas électroniques de poche (PDA), peuvent vous offrir confort et efficacité dans la gestion de votre calendrier. Vous pouvez utiliser ces gadgets pour retrouver les détails de vos plans ou vous rappeler les dates importantes sans avoir à chercher sur beaucoup de pages ou l’écrire avec un stylo. Les PDA sont construits pour vous offrir la méthode la plus logique et la plus moderne pour retrouver et organiser vos données en vue de créer de meilleurs emplois du temps et projections d’objectifs.

Dressez une Liste de l’Ordre du Jour.

Une « Liste des choses à faire » est un moyen simple de planifier votre journée de manière très organisée. Vous pouvez mettre par écrit les activités prévues pour demain, spécialement si vous avez des tâches variées à réaliser dans la journée. Vous pouvez aussi conserver cette liste comme outil initial pour vous souvenir de ce que vous devez faire, jusqu’à ce que, pour un travail simple, vous ayez créé une note mentale. Toutefois, pour les ordres du jour plus gros et plus compliqués, mieux vaut posséder un petit bloc-notes ou un PDA où vous pourrez conserver une liste des choses à faire ou à finir avant une certaine date.

Études de Viabilité.

Ce genre de planning implique des détails techniques et beaucoup de questions de logique au sujet d’un plan projeté. Les établissements de commerce, les développements organisationnels et les études personnelles demandent ce genre d’étude, ou plan, qui permettra de créer des emplois du temps, des projections et des stratégies qui seront employés pour obtenir un résultat concluant. Ce genre de planning demande beaucoup de préparation et de recherches. Toutefois, les études de viabilité peuvent également être employées pour créer des projections simples, comme la possibilité de gagner ou d’économiser de l’argent via certaines opportunités de business. Une étude de viabilité simplifiée sera également utile pour créer un plan de carrière annuel, impliquant un déploiement de possibilités de réalisations dans l’année. Un exemple : travailler lorsque vous étudiez (ou terminez un diplôme) et, en même temps, se faire plaisir dans d’autres activités ou s’engager comme bénévole dans une organisation. Un plan annuel pourrait être le squelette vous rappelant quels sont vos priorités dans la vie.

En faisant des plans, vous devez vous souvenir des points clés importants qui vous aident à devenir un meilleur organisateur de vos ressources et de votre temps. Voici quelques éléments clés de la planification stratégique.

Productivité.

Souvenez-vous que, dans votre marche vers le succès, il devrait toujours y avoir un résultat clair ou concret. Même si le résultat ne sera pas toujours en votre faveur, rappelez-vous que vous faites quelque chose parce que vous voulez atteindre quelque chose. La productivité signifie également que vous ne perdez pas votre temps à faire quelque chose lorsque vous avancez dans vos plans. Vous gagnez quelque chose. Vous avancez. En créant des plans d’affaires, vous devriez considérer le résultat de vos efforts, les limites et l’augmentation éventuelle de vos ressources. La productivité est une clé qui devrait suivre la règle « il n’y a pas d’autre jour qu’aujourd’hui » pour obtenir ce que vous voulez ou rester focalisé.

Décisions Logiques.

Un plan devrait être basé sur la pratique et non pas sur des présomptions ou vos fantasmes (devenir millionnaire en un mois de travail ou obtenir la maison de vos rêves sans rien réaliser de concret). La règle de la logique suit également la règle des prises de décisions intelligentes. Vous devez minimiser les erreurs en utilisant la logique et l’analyse pas-à-pas des choses et des situations. Vous devez baser vos décisions après avoir pesé le pour et le contre. Ne prenez pas de décisions hâtives. Les étapes logiques créent des résultats logiques et ces résultats suivent efficacement les lois du temps. Suivre ce processus vous permettra d’atteindre vos objectifs en temps et en heure.

Ressources.

La disponibilité de vos ressources peut affecter l’exécution d’un plan. En estimant l’emploi du temps, vous devez penser à tout. Les bons gestionnaires sont sagaces quant aux conditions limitées dues à la quantité limitée de matériaux, de main-d’œuvre et, plus important, de temps. Mais parce qu’il y a des limites prévues, un bon plan peut aider un individu qui attend des problèmes possibles à mieux se préparer.

Le temps, même s’il n’est pas une ressource de base, est un facteur qui affecte la disponibilité de ces ressources nécessaires. Par exemple, des délais dans la livraison ou l’absence d’un matériau particulier peut signifier beaucoup pour un entrepreneur. Pour gérer cette situation efficacement, une bonne estimation ou un attente initiale peut causer moins de panique chez les gens impliqués dans l’opération.

Au final, vous plans sont juste des plans et ils ne sont pas des produits de votre réalisation tant que vous n’avez pas commencé à agir. De plus, vos plans devraient être flexibles et n’être pas une source d’anxiété ou de frustration si jamais vous n’atteigniez pas ce que vous attendiez.

Les Plans d’Action.

Les plans d’action ne se résument pas à créer une « liste des choses à faire » puisque, dans ce cas, vous ne faites qu’une liste relative à un projet particulier. Vous devez vous focaliser sur ce dont vous avez besoin pendant une période donnée en vue de réaliser vos objectifs. Les plans d’action vous donneront une concentration et une ligne claire sur comment commencer et utiliser votre énergie pour devenir un gagneur. Lorsque vous réalisez un plan d’action, considérez ceci :

  1. Revenez sur vos objectifs, quels sont vos buts ?
  2. Revenez sur vos stratégies, comment allez-vous vous y prendre?
  3. Quelles sont les manières les plus logiques de réaliser vos plans? Quels sont les points menant de A à Z ?
  4. Comment allez-vous réaliser vos plans dans un période donnée? Un jour, une semaine, un mois, un an? Êtes-vous réaliste quant au résultat poursuivi?

La vision la plus importante et précieuse d’un plan d’action, en tant que stratégie ou outil de gestion du temps, est de vous focaliser et vous motiver à finir la tâche plus rapidement. Il vous donnera aussi une sensation d’organisation pour finir le projet. Vous avez besoin d’une liste de tous les mouvements possibles et de l’emploi du temps nécessaire à réaliser de telles actions. Par exemple, si vous établissez un plan et que vous êtes toujours confus au niveau de l’exécution de cet emploi du temps, essayez de résoudre les choses basiques en premier.

Pour organiser un événement, vous pouvez compartimenter les différents groupes de tâches qui doivent être terminées à temps. Faites la liste des actions que vous devrez réaliser sur chacune des tâches. Essayez ensuite de vous représenter la situation de manière plus générale et vous devriez réaliser qu’en fait, vous définissez l’architecture de vos démarches et, grâce à cela, vous devenez plus organisé en vue d’atteindre le succès.

Souvenez-vous qu’établir des plans est un aspect très important de ce que vous faites, que ce soit pour des projets compliqués ou des activités banales. Gardez juste à l’esprit que vous êtes ici dans un but précis et essayez d’être aussi positif que possible, chaque jour de la semaine, chaque minute de chaque heure. Les plans mentaux vous donneront un sentiment de sécurité, spécialement face aux scénarios impliquant de rencontrer des gens, votre patron ou vos beaux-parents. Toutefois, ne devenez pas esclave de vos plans au risque de devenir obsessionnel et anxieux. Assurez-vous que si votre plan ne fonctionne pas ou que vous n’êtes pas en mesure d’atteindre vos attentes, avancez jusqu’au prochain objectif. Plus vous avez de choix, plus vous êtes un bon organisateur.

Scénarios.

Vous vous sentez démotivé parce que toute démarche semble futile. Vous pensez que vous ne rajeunissez pas et que vos accomplissements sont aussi hauts que le gazon fraichement coupé de votre jardin. Vous semblez n’aller nulle part, vous êtes sur un bateau qui flotte et dont le gouvernail est cassé. Vous êtes malade et fatigué de votre routine au bureau. Vous sentez que le temps ne coopère pas avec vous, qu’il est un scélérat vous forçant à terminer vos tâches en retard et qu’il vous ennuie avec son lent mouvement.

Solutions.

Ce que vous pouvez maintenant faire est vous bagarrer contre ce style de vie et commencer avec un sursaut de foi pour changer votre destinée. Vous pouvez débuter en prenant un stylo et du papier pour faire le bilan de votre passé et de votre présent, en surlignant ce que vous attendez du futur. Motivez-vous via des objectifs qui vous donneront du cœur à l’ouvrage et un sourire joyeux. Chassez vos peurs avec une projection positive et en pensant à ce que vous voulez en tant qu’individu, comme part de votre famille, amis et société. Écrivez le mot SUCCÈS en gras et agissez !

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